Particularmente en algunos momentos del calendario como pueden ser el verano, la Semana Santa y las fiestas de fin de año, la gestión del personal se convierte en una de las grandes preocupaciones en el interior de las empresas de Teruel y de España en general.
Gestionar quién está de baja, hasta cuándo y quién será su reemplazo suele ser un problema agudo para los mandos medios y superiores, los principales perjudicados por la burocracia interna a la hora de controlar estos detalles de personal.
Por eso existen herramientas para ausencias y vacaciones, como Factorialhr, por ejemplo. Son softwares que ayudan a reducir errores y prevenir entrar en un bucle de tareas repetitivas que le quita tiempo y le suma una gran carga a las personas encargadas de la gestión de esta parte del trabajo. En España regirá a partir de este año una ley de fichaje obligatorio que impondrá a las empresas del país usar este tipo de herramientas digitales.
Liberar tiempo, ahorrar problemas
Dichas herramientas que ayudan a gestionar el fichaje de las personas y a organizar al personal tienen el fin último de optimizar los procesos involucrados en el control de la presencialidad y la gestión del tiempo trabajado por los empleados. Como una especie de “efecto secundario”, además ayudan a ahorrar tiempo de las personas encargadas de esta gestión y permiten centralizar la información, logrando que sea sustancialmente más fácil encontrar datos precisos sobre la entrada y salida de una persona particular.
Esta transparencia no solamente permite medir efectivamente el rendimiento y la presencialidad sino que también es una garantía para los empleadores, ya que contar con una tercera parte en la medición del tiempo trabajado es casi una auditoría externa que permite evitar problemas legales con los empleados y exempleados.
Todo lo anterior sin olvidarnos de que se libera el tiempo de la persona encargada de la gestión del personal, dándole un permiso para trabajar en otros aspectos estratégicos del negocio. Contrario de lo que suele pensarse, en una empresa pequeña esto es todavía más útil que en una gran multinacional, ya que en una PyME la persona encargada del personal suele ser el fundador.
Automatizar para ganar
Queda claro que automatizar es fundamental para las empresas de todos los tamaños. De hecho, de acuerdo con el estudio “Automation with intelligence” de Deloitte, en 2020, tres de cada cuatro empresas ya habían adoptado soluciones tecnológicas avanzadas, como Robotic Process Automation (RPA), machine learning y procesamiento de lenguaje natural (NLP).
Estas soluciones algorítmicas permiten que las organizaciones reduzcan los esfuerzos dedicados a tareas repetitivas o administrativas, logrando así liberar recursos para actividades más estratégicas. En definitiva, aunque el costo inicial puede ser moderado dependiendo del tamaño de la empresa y de la cantidad de empleados, la automatización de procesos trae beneficios a largo plazo. De hecho, un 60% de los ejecutivos encuestados esperaba una reducción de los costos operativos.
La reducción de costos a mediano y largo plazo incrementa las chances de crecer, volviendo a la PyME más competitiva, lo cual tiene un impacto en la economía local y en la creación de empleo a través del territorio regional.
Dicho esto, a pesar de que la automatización trae consigo una lista larga de beneficios, el estudio de Deloitte habla de que solamente el 26% de las compañías se siente capaz de implementar una transformación digital integral. Los principales obstáculos son la resistencia de la organización al cambio, la falta de preparación del personal para adaptarse a nuevas tecnologías y la fragmentación de los procesos.
Un aliado básico para el cumplimiento de los contratos
Como decíamos anteriormente, contar con un tercero para registrar el tiempo que Cada trabajador pasa dentro de la empresa no solo agrega un toque de transparencia sino que también asegura el cumplimiento de los contratos que firmaron en su momento el empleado y el empleador.
Los sistemas digitales permiten a las personas encargadas del control tener un respaldo preciso de conteo de horas trabajadas y ausencias exactas, sin tener que lidiar con papeles que se pierden o con hojas de cálculo que quedan archivadas en algún ordenador y luego no se vuelven a tocar nunca más. Esto es oro si hablamos de instancias de litigio.
Por último, pero no menos importante, otra de las grandes ventajas es que estos software automatizados permiten ahorrar tiempo y liberar la mente de mandos medios, o incluso fundadores, para que puedan dedicar sus esfuerzos a crear nuevos procesos, optimizar productos o investigar nuevas líneas de negocio.
En definitiva, enfocarse en lo que realmente es rentable para la compañía. Dicho esto, es importante conseguir un software que sea intuitivo y fácil de usar para todos los involucrados.
¿Qué dice la nueva regulación en España?
Este año regirá en España una nueva ley de fichaje digital que establece que todas las empresas van a tener que utilizar un software inviolable para registrar la jornada laboral de sus empleados y verificar que esta no supera las 38,5 horas semanales.
A pesar de que hay algunos grupos exceptuados, la ley es muy extensa en su aplicación y prevé multas que pueden llegar a los 10.000 € en caso de incumplimiento. Esto representa un gran desafío para las empresas que no han sabido adaptarse demasiado bien a los cambios digitales, pero también puede verse como una oportunidad para crecer y mejorar los procesos internos.
